Для небольших команд часто достаточно базовых таск-трекеров с ограниченным набором функций. Однако, по мере увеличения объема работы и развития компании, более простые решения могут оказаться неэффективными, что может привести к снижению продуктивности.
Пример такого перехода можно увидеть в компании «Инферит FinOps», которая обслуживает платформу «Клаудмастер». В данном случае, руководитель отдела маркетинга Дарья Нечаева делится опытом использования Kaiten в качестве нового таск-трекера.
«Клаудмастер» представляет собой FinOps-платформу, помогающую оптимизировать расходы на облачные технологии. С помощью их решений организации могут следить за затратами на IT-инфраструктуру, выявлять аномалии и прогнозировать потребление ресурсов, что позволяет снизить расходы на облачные услуги на 25-30%.
В компании работает около 40 специалистов. Разработчики продолжают использовать Jira, однако этот инструмент не подходит для нужд бизнес-отделов из-за излишнего количества функций, нужных только для разработки.
В то же время отделы маркетинга, дизайна и продакта нуждались в отдельном таск-трекере. Ранее использовался Miro, но с ростом команды взаимодействие на одной доске стало затруднительным.
В результате, в начале 2024 года компания перешла на Kaiten по предложению руководителя, который уже имел опыт работы с этим сервисом. Kaiten оказалась удобной, благодаря возможности настраивать пространства, доски и карточки под специфические требования различных отделов.
Это позволило командам маркетинга и дизайна адаптировать процессы под свои уникальные потребности, что значительно улучшило эффективность работы.
Kaiten предлагает возможность всем командам работать в одном сервисе и легко взаимодействовать друг с другом, что позволяет ставить задачи сотрудникам из других отделов.
Существует несколько тарифов, что упрощает выбор подходящего функционала и ценовой категории. Кроме того, стоимость подписки не зависит от валютного курса.
В Kaiten активно трудятся такие отделы, как маркетинг, продакт и дизайн. На текущий момент в сервисе нет полноценного целеполагания; вместо этого фокусируется на отслеживании текущих задач.
На протяжении квартала формируется список задач, из которого выбираются наиболее важные для текущего спринта. Доска задач организована по стандартному флоу спринтов с колонками «Бэклог спринта», «В работе» и «Готово». Это позволяет визуально отслеживать прогресс выполнения задач.
Каждый член команды имеет доступ к доске, что делает информацию о текущих задачах доступной в любой момент. Создание задач для коллег, например, для маркетологов, осуществляется легко: достаточно оформить карточку и назначить исполнителя, без необходимости обращаться в мессенджеры.
Для работы команды дизайна предусмотрены три основные доски, которые помогают организовать рабочий процесс и контролировать задачи на всех этапах. Основная доска для дизайн-спринта открыта для всех команд, что позволяет каждому участнику видеть, чем занимается команда и на каком этапе находится каждая задача.
В рамках внутренних операций и тактического планирования у нас есть две доски, которые не публикуются для общего доступа. Они служат для фиксации ключевых целей на квартал, которые разбиваются на Key Results в виде чек-листов. Каждая крупная задача делится на более мелкие карточки, размещаемые в бэклоге команды. Эти карточки по мере необходимости переносятся в бэклог спринта, при этом контролируется их приоритетность и последовательность выполнения.
Наполнение бэклога происходит за счет задач из OKR, внутренних задач, таких как доработки дизайн-системы, и запросов от других команд. Сюда включаются запланированные задачи от маркетинга, требующие создания макетов оферов, баннеров и доработок сайта, а также технические улучшения и оптимизация процессов.
На главной доске происходит рабочий процесс в течение двухнедельного спринта. В начале спринта задачи планируются на специальной встрече, при этом учитываются зависимости от других команд, например, подготовка материалов для маркетинга или доработка продукта. Дизайнеры берут задачи для работы, используя шаблонный чек-лист, который помогает им проверять себя на каждом этапе работы. Чтобы продвигать задачу дальше, все пункты чек-листа должны быть выполнены и отмечены в карточке. Ожидая проведения PBR с командой разработки, задачи ждут фидбэка; если правок нет, карточка переходит к этапу разработки.
В нашей команде задачи попадают в систему и остаются там до закрытия спринта, после чего архивируются. Этот процесс позволяет нам контролировать весь жизненный цикл задачи от идеи до её завершения. Мы легко отслеживаем этап выполнения и ответственного за задачу, что способствует минимизации рисков, так как чек-листы помогают не упустить важные детали. Простые задачи, не относящиеся к продукту, обрабатываются быстрее. Такой подход позволяет синхронизироваться с другими командами, обеспечивать контроль качества и своевременно завершать работу.
В специальной секции мы храним наши идеи и гипотезы, которые последовательно описываем в соответствии с установленными принципами команды для дальнейшей приоритизации. Карточки с гипотезами располагаются в одной колонке, где они описаны по внутренним чек-листам, в другой — разместим гипотезы, оцененные по фреймворку WSJF. Эта доска служит для отслеживания карточек, взятых из бэклога идей, и делится на две секции — «Проблема» и «Решение». Каждая гипотеза рассматривается как проблема для клиентов, что становится стимулом к её валидации и поиску решений.
Здесь проходит ключевой этап Discovery, где мы исследуем наиболее актуальные проблемы пользователей и ищем оптимальные решения. На этом этапе карточки либо доводятся до более качественного описания гипотезы, либо переходят на следующий шаг процесса. Весь цикл способствует лучшему пониманию потребностей пользователей и позволяет максимально эффективно двигаться к созданию продукта.
Промежуточный этап работы с карточками начинается, когда возникают блокировки или недостающие данные, необходимые для дальнейшего движения карточки. На этом этапе в карточках уже представлены результаты экспериментов и исследований. Доска выполняет две функции: она служит бэклогом гипотез, которые готовы к разработке, и позволяет отслеживать карточки, находящиеся в процессе выполнения, что исключает необходимость частого переключения в Jira.
Карточки переносятся в эту секцию, когда разработчики формализуют требования, оценивают задачи и готовы начать разработку. В отличие от Miro, Kaiten предоставляет удобный интерфейс для просмотра большого числа задач, позволяя без труда находить нужные карточки и отслеживать историю работы над ними. Структурированное разделение на пространства и доски предотвращает путаницу между задачами.
После перехода на новый таск-трекер контроль над процессами стал проще, ведь вся информация о задачах аккумулируется в карточках. А какие таск-трекеры используете вы? Помогают ли они вам оптимизировать время и распределение задач? Оформляя подписку Plus на vc.ru, вы поддерживаете проект и получаете дополнительные преимущества.
Друзья, Иван и Данил, занимаются разработкой мобильных приложений. Команда Ивана работает удаленно и использует TEAMLY для выполнения проектов в срок, что удовлетворяет заказчиков и способствует росту прибыли.
Данил предпочитает, чтобы его сотрудники работали в офисе, полагая, что это позволяет легче контролировать рабочие процессы. Тем не менее, результат не впечатляет: дедлайны постоянно срываются.
Удалённые команды также сталкиваются с похожими проблемами. Например, разделение задач по различным чатам и платформах ведет к путанице, где на конечном этапе можно получить несколько версий одного документа с противоречивой информацией.
Как же привести набор задач к эффективному плану развития продукта и не сбиться с курса? Оптимальной стратегией может быть система от «User Story Maps» до детальной декомпозиции на конкретные задачи и действия. Важно учитывать не только задачи, но и отпуск сотрудников при планировании.
Переход команд из одного сервиса в другой — сложная задача. Например, когда в сентябре 2024 года таск-трекер «GoCPA» прекратил свою работу, всего за несколько дней команда переместилась в «Kaiten». Этот переход не прошел без проблем, но благодаря быстрой адаптации работа не остановилась.
Многие сталкиваются с хаосом задач, пришедших из разных источников. Забыв о том, кому и когда были даны обещания о результатах, сложно вести множество проектов одновременно и оставаться на плаву, что в итоге приводит к бессонным ночам.
Команда «Chipsa» сейчас завершает рассказ о том, как изменился их сайт. В предыдущих частях обсуждались смысл и дизайнерская концепция, а теперь речь пойдет о технической реализации. Эта сторона может не быть столь яркой, но она критически важна для успешного завершения проекта.
В учебных учреждениях ситуация с планированием часто оставляет желать лучшего. Однако один из лицеев полностью перешел на использование таск-трекера «Kaiten», охватив все подразделения: от бухгалтерии до библиотеки, включая учеников. Этот инструмент помогает систематизировать задачи, что позволяет избежать хаоса в учебной работе и улучшить взаимодействие между всеми участниками образовательного процесса.
