Спецоценка рабочих мест становится обязательным мероприятием для работодателей в 2024 году, и отсутствие её может привести к значительным штрафам.
Мы подготовили детальную инструкцию по проведению этого процесса, включив образцы необходимых документов и информацию о том, кто может быть освобожден от обязательной оценки.
Микропредприятия имеют возможность проводить спецоценку своими силами, не привлекая сторонних специалистов, если их основной бизнес включен в льготный список.
Этот список содержит такие направления, как «разработка программного обеспечения», «IT-услуги», «бухгалтерия» и «рекламные услуги».
Упрощенный порядок спецоценки будет действовать до 1 марта 2029 года.
Однако для его применения необходимо, чтобы рабочие места не относились к профессиям, предоставляющим право на досрочную пенсию или дополнительные гарантии при наличии вредных условий труда.
Важно отметить, что результаты проведенной оценки действительны до истечения установленного срока, если при её проведении не были выявлены опасные или вредные факторы труда.
В случае соблюдения всех условий можно эффективно внедрить упрощенный порядок, что значительно упростит процесс оценки условий труда.
Компания создаст комиссию из штатных сотрудников для выявления опасных и вредных факторов на основании проверочных листов (приложение 1 к приказу №699н). Если на все вопросы из проверочного листа будут даны отрицательные ответы, условия труда признаются допустимыми, и работодатель имеет право оформить декларацию по специальной оценке условий труда (приложение 2 к приказу №699н). Данный процесс необходимо завершить не позднее 30 рабочих дней с момента утверждения проверочного листа.
В случае выявления вредных или опасных факторов, компании обязаны провести специальную оценку в установленном порядке через независимую организацию.
Заместитель главы Роструда Иван Шкловец в комментариях для журнала «Упрощенка» отметил, что даже при наличии работников компании могут не проводить специальную оценку в определённых случаях. Если эксперт не обнаружит вредных или опасных условий труда, заявка на декларацию соответствия может быть подана, что освободит компанию от проведения дальнейших оценок.
Кроме того, действующее законодательство обязывает все компании проводить специальную оценку условий труда как минимум один раз в пять лет (п. 4 ст. 8 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). В случаях, когда в организации отсутствуют рабочие места с опасными или вредными условиями труда, такая оценка должна быть проведена до 31 декабря 2018 года (п. 1 ст. 27 Закона № 426-ФЗ).
Однако важно помнить о случаях, когда компании могут избежать проведения специальной оценки, о которых также упоминается в публикациях журнала «Упрощенка».
Минтруд поддерживает реестр организаций, осуществляющих специальную оценку условий труда на сайте akot.rosmintrud.ru в разделе «Реестр организаций, проводящих специальную оценку условий труда». Прежде чем подписывать договор с такой организацией, обязательно проверьте ее наличие в реестре и соответствие требованиям законодательства.
Важно, чтобы у компании имелась испытательная лаборатория и не менее пяти сертифицированных экспертов для проведения оценки. Также оценка условий труда (код ОКВЭД 71.20.7) должна быть основным или дополнительным видом деятельности, зафиксированным в ЕГРЮЛ (согласно ст. 19 Закона №426-ФЗ). В противном случае, результаты оценки могут быть признаны недействительными.
Заказать спецоценку можно либо в аккредитованной организации по месту нахождения, либо в учреждениях других регионов, поскольку закон не ограничивает выбор компании. Например, работодатели из Москвы могут обратиться к оценщикам из регионов Подмосковья, Твери или Тулы.
Если оценщик выезжает издалека, в стоимость услуги будут включены командировочные расходы. Однако, как показывает практика, услуги в других регионах могут обойтись значительно дешевле, чем в Москве.
Кроме того, обратите внимание на важные изменения в налоговом законодательстве: сроки хранения документов, связанных с расчетом и уплатой налогов, были изменены.
Специальная оценка условий труда является обязательной для организаций, независимо от их режима налогообложения и условий труда работников (ч. 4 ст. 8 Federal law от 28.12.2013 №426-ФЗ). В случае отсутствия рабочих мест с вредными или опасными условиями труда, спецоценку необходимо завершить до 31 числа месяца, следующего за месяцем, в котором эти места были выявлены.
По состоянию на 31 декабря 2018 года, компании обязаны были завершить специальную оценку условий труда (спецоценку), согласно пункту 1 статьи 27 Закона № 426-ФЗ.
У организаций должен быть подписанный отчет о спецоценке, утвержденный приказом Минтруда от 24.01.2014 № 33н.
Если в компании существуют рабочие места с вредными условиями труда, то ранее на этих местах нужно было провести аттестацию, результаты которой можно использовать до 31 декабря 2018 года (письмо Минтруда от 01.06.2018 № 15-4/10/В-4010).
Таким образом, компании, аттестовавшие свои рабочие места, обязаны провести спецоценку до конца 2018 года.
Если рабочие места не были аттестованы до введения закона № 426-ФЗ, то оценка должна была быть выполнена еще в 2014 году.
В случае, если она была проведена ранее, повторная спецоценка требуется в течение пяти лет с момента предыдущей оценки (пункт 4 статьи 8 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ).
Кроме того, имеется прогрессивная ставка для бухгалтеров и новый порядок для компаний, получающих дивиденды.
Если вводятся новые рабочие места, необходимо провести внеплановую спецоценку в течение 12 месяцев с момента их ввода (пункт 2 статьи 17 Закона № 426-ФЗ).
Например, если компания переехала в новый офис и ранее проводила оценку, все рабочие места становятся новыми, что требует внеплановой спецоценки (письмо Минтруда от 23.01.2017 № 15–1/ООГ-169).
Регулярная плановая спецоценка должна проводиться не реже одного раза в пять лет.
По итогам проверки, проведенной в течение 30 рабочих дней, организация обязана подать декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
При заполнении декларации важно ознакомиться с письмом Минтруда РФ от 23.06.2014 №15-1/В-724. Нарушение сроков подачи декларации или непредоставление документа влечет за собой штрафные санкции.
Если в течение пяти лет на предприятии не было несчастных случаев или иных угроз жизни и здоровью сотрудников, срок действия декларации может быть продлен на последующие пять лет.
Внеплановая специальная оценка условий труда проводится в нескольких случаях: при создании новых рабочих мест, замене производственного оборудования, возникновении несчастного случая на производстве или в ответ на предписание о внеплановой проверке.
Однако закон не требует проводить оценку условий труда для дистанционных работников и надомников (ст. 3 Закона № 426-ФЗ), если в трудовом договоре это условие прописано.
Также, если в организации числится только один директор-учредитель, который не заключал с собой трудовой договор, специальная оценка не требуется, согласно мнению Роструда.
Специальную оценку должны проходить только компании и предприниматели, имеющие наемных сотрудников.
Что касается подрядчиков, их рабочие места также не подлежат оценке, так как они не трудятся по трудовому договору.
Вакантные места также не требуют оценки, поскольку воздействие негативных факторов невозможно определить, пока на рабочем месте никто не работает.
Специальная оценка должна быть проведена сразу после приема нового сотрудника на место.
Специальная оценка условий труда (СОУТ) на предприятии является важным процессом, который может быть проведен на 20% рабочих мест, но не менее чем на двух.
Для этих мест заполняется одна карта оценки и разрабатывается единый план мероприятий по улучшению условий труда.
Рабочие места можно считать аналогичными только при совпадении всех критериев.
Кроме того, введение нового налогового режима вместо упрощенной системы налогообложения (УСН) для малого бизнеса стало актуальной темой.
Результаты проведенной СОУТ влияют на дополнительные затраты работодателя, связанные со страховыми взносами и компенсациями сотрудникам.
Следует определить необходимость проведения плановой или внеплановой оценки в зависимости от сроков, наличия новых рабочих мест и изменений в производственных процессах.
Для этого формируется комиссия, которую возглавляет руководитель или его представитель, и процесс оформляется приказом.
Члены комиссии обязаны ознакомиться с условиями проведения оценки, а также утвердить перечень рабочих мест.
Исключаются из него свободные рабочие места.
Важно соблюдать требования статьи 18 закона №426-ФЗ при составлении перечня мест, для чего организация заключает договор на выполнение СОУТ со специализированной организацией.
В договоре должны быть четко указаны виды работ, сроки их выполнения, стоимость, а также права и обязанности сторон, включая работодателя и специализированную организацию.
Специалисты приезжают на территорию работодателя для проведения замеров, чтобы выявить потенциально вредные и опасные факторы. По результатам замеров составляется протокол.
Работодатель должен обеспечить доступ ко всем рабочим местам из утвержденного списка и при необходимости предоставить пояснения. Протокол проходит утверждение комиссией.
Если вредные и опасные факторы не обнаружены, условия труда признаны допустимыми. При наличии угрозы жизни и здоровью условия работы считаются опасными.
Эксперты присваивают каждой рабочей зоне класс условий труда, с которым можно ознакомиться в части 8 статьи 12 закона №426-ФЗ.
Комиссия формирует перечень вредных и опасных факторов с учетом норм охраны труда и результатов замеров, и по итогам оценки составляется отчет. Отчет подписывается членами комиссии и утверждается председателем.
Результаты специальной оценки и планы по улучшению условий труда должны быть размещены на сайте компании, если он имеется. В случае отсутствия сайта, разработка не требуется.
Работодатель также обязан сообщить в Фонд социального страхования сведения о результатах спецоценки путем заполнения таблицы 5 расчета 4-ФСС.
Если специальная оценка условий труда была завершена до 1 января, необходимо заполнить данные в форме 4-ФСС за первый квартал.
В случае, если оценка не была завершена, данные будут включены в отчетность начиная с первого квартала.
Работodатели должны ознакомить сотрудников с результатами спецоценки под роспись, срок ознакомления составляет 30 календарных дней с момента утверждения отчета (согласно письму Минтруда от 14.07.2016 №15-1/ООГ-2516).
Кроме того, следует подписать отчет по результатам спецоценки и отправить его копию организации, проводившей оценку, в течение трех рабочих дней.
В трудовой договор нужно внести пункт о классе условий труда, данные для которого берутся из карты спецоценки, с примерами формулировок.
Также необходимо представить в трудовую инспекцию декларацию о соответствии, если на рабочих местах не выявлены вредные или опасные факторы.
Работодатель формирует декларацию, основываясь на письме Минтруда от 23.06.2014 №15-1/В-724, и она направляется в Главное инспекторское управление трудом (ГИТ) почтой с уведомлением либо вручается лично.
Декларация подается не позднее чем через 30 рабочих дней с даты формирования отчета.
Работодатель обязан сообщить сотрудникам в письменной форме о результатах оценки их рабочих мест и разместить информацию на своем интернет-сайте, если таковой имеется.
Результаты проверки также должны быть уведомлены Фонду социального страхования РФ вместе с последующей отчетностью.
Стоимость специальной оценки условий труда (СОУТ) варьируется в зависимости от количества рабочих мест, которые подлежат оценке, и категории самих этих рабочих мест. В крупных городах, таких как Москва и Санкт-Петербург, стандартная цена начинается от 600 рублей за одно рабочее место. Однако эксперты указывают на то, что данная сумма занижена, поскольку фактические затраты на проведение СОУТ значительно выше. Включая накладные расходы, такие как аренда помещения и электроэнергия, средняя экономическая обоснованная стоимость СОУТ колеблется в пределах от 2500 до 4000 рублей за одно рабочее место. Эта информация подтверждается письмом Минтруда России от 8 июля 2014 года (№ 15-4/10/П-3758).
Кроме того, стоимость может увеличиваться в зависимости от сложности рабочего места. Например, в случае оценки сложного нестационарного рабочего места, при которой необходимо измерение концентрации нескольких химических веществ, цена может возрасти до трех раз. Если цена СОУТ оказывается менее 70% от среднерыночной, существует риск, что процесс был проведён фиктивно или по упрощенной схеме, что не соответствует установленным требованиям и может привести к штрафам.
Нарушения в порядке проведения СОУТ могут повлечь административную ответственность как для организаций, так и для должностных лиц. Руководитель компании может быть привлечён к ответственности, в то время как специалист по охране труда — нет. Штрафы варьируются от 60 до 80 тысяч рублей для организации и от 5 до 10 тысяч рублей для должностных лиц при первичных нарушениях. Повторные нарушения могут привести к штрафам до 200 тысяч рублей для организаций и до 40 тысяч рублей для должностных лиц. В случае третьего нарушения или если существует угроза жизни и здоровью сотрудников, возможны более серьёзные меры, включая приостановление деятельности до 90 суток или дисквалификацию ответственных лиц на срок от 1 до 3 лет.
