Отправить факс с электронной почты теперь проще благодаря современным технологиям. В прошлом факсимильные устройства были неотъемлемой частью бизнеса, но с развитием облачных технологий появилась возможность отправлять и получать факсы без использования традиционной техники. Теперь компании могут отказаться от покупки факсовых аппаратов и использовать услуги провайдеров IP-телефонии, таких как «1АТС», «Mango Office» или «Zadarma». Эти решения не только улучшают безопасность передачи данных, но и ускоряют электронный документооборот.
Виртуальный факс работает по протоколу FoIP (Fax over IP), что позволяет преобразовать традиционные факсимильные сообщения в цифровой формат. Это значит, что факс можно отправить и получить, используя обычную электронную почту. Для этого достаточно наличия интернет-соединения и телефона с выделенным номером факса. После отправки факсимильного сообщения файл автоматически прикрепляется к e-mail, а отправитель получает уведомление о доставке. Получатель, в свою очередь, может сохранить документ в цифровом виде.
Такой подход значительно упрощает процесс передачи документов и снижает вероятность ошибок, связанных с занятой телефонной линией. Кроме того, виртуальные факсы обеспечивают высокий уровень защиты информации, что особенно важно для компаний, работающих с конфиденциальными данными. В итоге, использование виртуального факса становится популярным выбором для современных бизнес-структур, стремящихся оптимизировать свои операционные процессы и сократить затраты.
Чтобы отправить факсимильное сообщение через электронную почту, необходимо подключиться к провайдеру, предоставляющему такие услуги, например, «1АТС». Это не только позволяет отправлять и получать факсы по электронной почте, но и предоставляет дополнительные возможности виртуальной АТС.
Каждый оператор может иметь свои нюансы в процессе настройки, однако общий алгоритм исполнения отправки выглядит следующим образом.
Сначала необходимо зайти в личный кабинет ВАТС и выбрать соответствующий пункт меню для отправки факса. Затем в открывшемся окне нужно указать номер факса, SIP-аккаунт или электронную почту получателя. В этом же окне можно также указать время отправки и выбрать файл для передачи.
Обычно поддерживаемыми форматами являются doc, docx, xls, xlsx, pdf, txt, rtf, ppt, pptx, а также изображения в форматах bmp, jpg, jpeg, gif, tiff и png.
В поле «Отправитель» можно задать заголовок факса, который включает, например, номер телефона отправителя или название компании. Если у пользователя подключено несколько телефонных номеров, факс будет отправлен с того номера, который настроен для исходящих звонков отправителя.
При отправке факсов с электронного ящика нужно указать номер факса получателя в указанное поле, при этом следует избегать пробелов и других разделяющих символов.
Кроме того, отправленные факсимильные файлы сохраняются в личном кабинете, что гарантирует надежное хранение важных документов.
Прием факсимильных сообщений на e-mail не требует особых усилий благодаря услугам провайдеров IP-телефонии.
Обычно, чтобы активировать данную функцию, достаточно установить соответствующую опцию в настройках, которая позволяет переадресацию факсов на электронный адрес сотрудника.
Это значительно упрощает процесс получения документов, поскольку не нужно использовать факсимильные аппараты, которые требуют дополнительных затрат на приобретение и обслуживание.
С помощью виртуального факса можно отправлять и получать документы из любого места с помощью различных устройств: планшетов, смартфонов, ПК и ноутбуков.
Это дает компании возможность обмениваться факсимильными сообщениями с партнерами и клиентами по всему миру, что увеличивает конкурентоспособность и оперативность работы в современном бизнесе.
Кроме того, современные технологии позволяют отправлять и получать файсы быстро и удобно, без необходимости ожидания очереди, как это бывает с традиционными факсами.
Благодаря виртуальному факсу, компании могут без проблем адаптироваться к требованиям времени и использовать инновационные решения в своей деятельности.
